Как правильно выбрать онлайн-кассу?

С 1 июля по 54-ФЗ большинство предпринимателей должны перейти на онлайн-кассы. Нарушителей закона ждёт наказание — вплоть до приостановки бизнеса. Как правильно выбрать онлайн-кассу?

1. Модель онлайн-кассы не входит в реестр налоговой службы. В федеральном законе №54 сказано, что пользоваться можно только онлайн-кассами, которые входят в официальный реестр. Если аппарата в нём нет, то не получится вести бизнес законно. Касса не будет передавать данные в налоговую, и придётся заплатить штраф. По 54-ФЗ за неподходящее оборудование должностному лицу нужно заплатить до 3 000 рублей, а юридическому лицу — до 10 000 рублей. А при повторном нарушении закона бизнес может быть остановлен на 90 дней.

Сейчас реестр ФНС включает 168 онлайн-касс. Узнать, входит ли аппарат в этот список, можно на сайте налоговой службы. Там есть спецраздел «Проверить ККТ».

2. Онлайн-касса не подключается к товароучётной системе. Современная касса должна подключаться к товароучётной системе. Это позволит целиком автоматизировать торговые процессы от приёмки товара до продажи или списания. Программа также помогает контролировать остатки и движение товара, анализировать доходы и траты.

Кроме того, с «МТС Кассой» можно удалённо контролировать сотрудников: проверять во сколько они открывают и закрывают смену, сколько продаж и возвратов делают за день, сколько выручки приносят. Мотивация кассира рассчитывается автоматически. В товароучётной системе вы можете запустить акции и скидки, сформировать бонусные карты или сертификаты.

Во время интеграции кассового устройства и товароучётной системы могут возникнуть проблемы, если их создавали разные бренды. Поэтому лучше взять кассу с родной программой.

3. Обновление программного обеспечения платное и требует помощи специалиста на месте. Закон 54-ФЗ могут редактировать и вносить в него новые требования к онлайн-кассам. Программное обеспечение должно им соответствовать, иначе возникнут проблемы. Один из недавних примеров — изменение ставки (Федеральный закон № 303) налога на добавленную стоимость: в начале 2019 года она увеличилась с 18% до 20%. Поэтому те, кто не смог обновить кассу под новую ставку, печатали чеки с неверной информацией, а это нарушение закона.

В 2019 году началось введение маркировки товаров. Уже сейчас маркировка есть на алкоголе, табаке и меховых изделиях. Позднее в 2019 году она появится на лекарствах, фотоаппаратах, одежде, духах и шинах. В феврале 2020 года запретят оборот немаркированной обуви. Каждый новый этап маркировки будет требовать обновления программного обеспечения. Чтобы соответствовать правилам, предстоит передавать онлайн в национальную систему «Честный знак» факт продажи каждого маркированного товара. Если онлайн-касса не может сканировать и передавать код маркировки, продажу признают незаконной, а вам выпишут штраф до 300 000 рублей.

Информация о маркировке товара должна отображаться в реквизите «Код товара» кассового чека. Он актуален для всей продукции. С 2021 года по 54-ФЗ «Код товара» станет обязательным реквизитом для всех. На автономных кассах работать в таком формате с товарами неудобно и затратно, так как требуется подключение к компьютеру и соответствующие настройки. К тому же на таких аппаратах сложный процесс заведения товаров в справочник с присвоением индивидуального кода каждому. Ввести даже несколько товарных позиции затруднительно, поэтому в скором времени кнопочные кассы однозначно придётся менять на другие устройства.

Обязательно поинтересуйтесь стоимостью обновления ПО. Бывает, что нужно оплачивать каждое обновление прошивки, а иногда можно сразу оплатить годовую лицензию.

4. Онлайн-касса с платным и не круглосуточным техобслуживанием. У онлайн-кассы есть функции, в которых с первого раза разобраться сложно. Помочь разобраться в онлайн-кассе могут специалисты консультационно-технического обслуживания. Проверьте, чтобы у компании-производителя вашего аппарата оно было. И главное, чтобы за него не пришлось доплачивать. Иначе, пока вы изучаете технику, набежит серьёзный счёт.

Убедитесь, чтобы техобслуживание работало круглосуточно. В некоторых компаниях за консультацией можно обращаться только по будням с 9:00 до 18:00.

5. Когда вы покупаете аппарат небольшой компании, можете столкнуться с такими проблемами, как:

Дорогие детали. Онлайн-касса, как и любая другая техника, может ломаться. Если детали производят в небольших объёмах, замена может стоить недёшево. Неприятно, когда замена фискального накопителя стоит больше, чем сама онлайн-касса.

Отсутствие партнёрских сервисных центров. Ремонт у мастеров на дому или в частных сервисах может занять недели. В этом случае вы потеряете возможную выручку.

Сложная настройка программного обеспечения. Может случиться так, что кассу для перепрошивки придётся вскрывать, а это дополнительное время и риски.